Organização, relacionamento, conhecimento e experiência: as chaves para um evento de sucesso

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Promover um evento corporativo não é tarefa fácil. São muitos os obstáculos que podem aparecer no meio do caminho, fazendo com que o planejamento saia dos trilhos e, quando menos se espera, alguma coisa deu errado e fez você perder o rumo inicial. No entanto, existem algumas palavras-chave para que nada disso aconteça e para que o caminho até o sucesso seja percorrido sem intercorrências. Confira quais são e bom evento!

Organização – Cada vez mais cresce o número de ferramentas disponíveis para que o organizador esteja 100% focado no planejamento durante todo processo e no decorrer do longo caminho até o grande dia do evento. Checklist, roteiro, cronograma… Opções não faltam para que o organizador mantenha os planos traçados.

Aqui, valem duas observações: cuidado com os prazos. Perder prazos pode se transformar numa bola de neve e acabar virando uma avalanche no planejamento do seu evento. Fique atento a eles e procure cumpri-los sempre que possível. Tenha em mente um plano B para que não seja pego de surpresa caso alguma coisa dê errado. Esteja preparado para todos os cenários, inclusive os negativos, sempre!

Relacionamento – Estabeleça relações de confiança com clientes e fornecedores. Mostre ao cliente que ele pode contar com você em todas as situações, que você sempre estará preparado para atendê-lo da melhor forma.

E, para que isso realmente aconteça, crie laços estreitos com fornecedores, fazendo deles parceiros estratégicos de negócios. Tenha em mãos uma lista de empresas confiáveis, que você possa procurar em uma emergência e que você saiba que estarão aptas a te ajudar.

Conhecimento – Esta palavra vale para duas frentes. Conheça profundamente seu cliente e o público que ele espera atingir com o evento. Só assim você saberá quais realmente são as melhores estratégias e os caminhos que você deve seguir durante todo o processo de organização.

Esteja sempre conectado ao que vem acontecendo no mercado de eventos. Estar antenado a novidades e tendências garante que você esteja preparado para sugerir ao cliente o que de fato atenderá às suas necessidades, de forma completa e eficiente.

Experiência – Conte com uma equipe preparada para tudo: para o sucesso, para imprevistos, para se deparar com problemas e para dar a volta por cima. Todos devem conseguir atender ao cliente de forma satisfatória durante todo o processo, inclusive no dia do evento.

Cada evento gera para os organizadores novos aprendizados que podem – e devem – ser utilizados para a construção do próximo projeto. São lições que ficam armazenadas em um banco de experiências, positivas e negativas, que serão aplicadas no futuro, se revelando ferramentas fundamentais na busca pelo sucesso.

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