Com qual antecedência deve-se organizar um evento corporativo?

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Já falamos por aqui que o planejamento é fundamental para assegurar a qualidade e o sucesso de um evento. Mas, na busca pelo projeto perfeito, vale levantar mais uma importante questão: quanto tempo antes do evento eu preciso me preocupar com este planejamento?

Para descobrir a resposta, vamos começar com uma consideração rápida e certeira: planejando tudo com antecedência, o evento tende a ser mais organizado e diminuem-se as chances de alguma coisa dar errado no futuro, além da correria e do estresse.

Financeiramente falando, a antecipação é sinônimo de mais tempo hábil para fazer as cotações, o que garante maior poder de negociação e de barganha. Além disso, é fundamental para ter sucesso no primeiro passo do planejamento, que é definir o local de acordo com a proposta do evento. Quanto mais cedo, maiores as chances de se conseguir disponibilidade do lugar ideal.

Trabalhar com antecedência traz segurança para todas as etapas do processo de organização do evento, desde a contratação dos fornecedores mais indicados para atender às suas necessidades até a reserva na agenda do palestrante, passando por questões burocráticas e relacionadas a infraestrutura e logística.

Além disso, adiantar todos estes detalhes faz com que sobre mais tempo para a divulgação do evento e para que você acerte todos os detalhes com a sua equipe, garantindo que todos estejam preparados e cientes da importância do seu papel quando chegar o grande dia. Lembre-se de que pressão excessiva e prazos estreitos podem deixar sua equipe mais estressada e cansada, gerando problemas como baixa produtividade, desmotivação e erros de execução.

Planeje-se para que dê tempo de resolver tudo e ainda sobre uma margem extra para cuidar de possíveis imprevistos. Estabeleça prioridades e procure cumprir todos os prazos estipulados. Com antecedência e organização, seu evento será um sucesso!

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