A segurança em um evento

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Garantir a segurança de um evento vai muito além de cuidar do bem-estar dos convidados. Este item da organização envolve uma série de detalhes e cuidados que não podem ficar de fora do checklist de um organizador. Vamos entender por quê?

O primeiro passo é burocrático, mas, se não for cumprido, pode acabar rendendo notificações, multas e até mesmo o cancelamento do evento. Trata-se da obtenção do alvará, uma permissão legal para que ele ocorra. As exigências para obter um alvará variam de cidade para cidade, conforme a lei municipal, e os segredos para não ter erro são entrar com o pedido com bastante antecedência e garantir todas as informações necessárias.

Para que o processo não seja indeferido, é fundamental que a solicitação seja feita no mínimo 30 dias antes da data marcada para o evento. Grande parte dos documentos solicitados tem a ver com comprovação de segurança. É importante, por exemplo, comprovar que o local realmente comporta o número de convidados do encontro, que existem rotas de fuga, que as instalações sanitárias estão OK e que a rotina da vizinhança não será alterada com o projeto.

Obtido o alvará, fique de olho nas medidas de segurança obrigatórias por lei e que servem para manter a ordem e evitar acidentes no ambiente. Formule um Plano de Segurança para seu evento, com diretrizes para evitar e solucionar todos os riscos prováveis de acontecer, como problemas de saúde, incêndio ou emergências estruturais (como inundações e desabamentos, por exemplo). Ao listar estes riscos, pense em fatores internos e externos e faça uma conferência minuciosa de toda a infraestrutura do local.

Para assegurar que seu plano seja colocado em prática da melhor forma, você pode contratar, também, uma equipe especializada, com vasta experiência em eventos. Compartilhe com eles seu plano operacional para ter uma total cobertura aos possíveis riscos.

Se o seu evento for corporativo, tenha um espaço para atendimento ambulatorial, pois esta é uma exigência da vigilância sanitária conforme o porte do encontro. Cada porte requer serviços e estruturas específicas, de acordo com o número de pessoas. Fique de olho nos requisitos que encaixam com o tamanho do seu evento para garantir o necessário, sejam medicamentos de uso emergencial, macas, ambulância ou até uma equipe do corpo de bombeiros. Além disso, outros cuidados básicos podem deixar você e sua programação em dia com a vigilância sanitária.

Além de se certificar da quantidade certa de banheiros, cuide para que eles passem por manutenção constante durante todo o encontro. Espalhe lixeiras por todo o espaço e oriente a equipe de limpeza para esvaziá-las sempre que necessário. Cuide da aparência e da higiene pessoal da equipe que trabalha no evento e da limpeza de todos os recipientes que estarão em contato com os alimentos, assim como das louças e dos talheres. Tome cuidado com o armazenamento e com a exposição das comidas.

Outra possibilidade que deve ser considerada conforme o porte do evento é o seguro de responsabilidade civil. Este cuidado pode garantir a cobertura a perdas e danos em equipamentos, incidentes na montagem e desmontagem, acidentes pessoais (tanto com o público quanto com a equipe) e até mesmo danos causados a terceiros.

Mesmo que as leis vigentes sobre o tema levantem algumas dúvidas e que seu evento não seja, de fato, considerado de grande porte, isso não exime sua responsabilidade em relação ao bem-estar dos convidados, que estão ali respondendo a um convite seu. Aceitar comparecer mostra que acreditam já estar implícito no convite um lugar e um ambiente em que eles estejam seguros.

Tenha esta questão em mente sempre, independentemente das obrigações legais. Tomando todas estas medidas, você estará tranquilo para voltar sua atenção a outros detalhes durante a programação.

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